top of page
Untitled.jpg

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Chez Common Collection Agency Inc. (CCA), nous respectons la vie privée des consommateurs avec lesquels nous traitons au nom de nos clients. Vos informations personnelles, c'est-à-dire toute information qui vous identifie, ne sont collectées, utilisées et divulguées par CCA que conformément à la présente politique de confidentialité. Cette politique est basée sur le Code modèle de l'Association canadienne de normalisation pour le respect de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) du Canada. CCA s'engage à respecter tous les principes contenus dans le Code modèle. Cette politique régit également le comportement de nos employés et agents agissant en notre nom. Tous nos employés qui ont accès aux informations personnelles des consommateurs ont reçu une formation approfondie sur le traitement de ces informations. De même, les nouveaux employés reçoivent une formation sur la protection de la vie privée dans le cadre de leur orientation initiale. Tous les employés sont tenus de signer cette politique et de s'engager à la suivre lors du traitement des informations personnelles des consommateurs. Pourquoi collectons-nous, utilisons-nous et divulguons-nous vos informations personnelles ? Les informations personnelles auxquelles cette politique s'applique peuvent inclure, mais sans s'y limiter, les consommateurs :

​

  • Coordonnées : numéros de téléphone et adresses du domicile et de l'entreprise.

  • Actifs, comptes bancaires et tout autre détail sur la situation financière des consommateurs.

  • Parents, voisins, amis et leurs coordonnées.

  • Modalités de vie et propriété foncière.

  • Cotes de crédit et antécédents de crédit.

  • Antécédents d'emploi.

COMMENT VOS INFORMATIONS PERSONNELLES SONT-ELLES SÉCURISÉES ?

CCA a mis en place un certain nombre de mesures pour garantir la sécurité de vos informations, qu'elles soient stockées électroniquement ou en format papier. Nous prenons également constamment des mesures pour améliorer ces garanties.

Les mesures de sécurité organisationnelles comprennent, mais sans s'y limiter, les éléments suivants :

​

  • Les visiteurs des locaux de l'ACC sont tenus de s'inscrire et de sortir. Tous les visiteurs sont informés de la nature sensible et confidentielle de nos dossiers et s'engagent à ne pas tenter de consulter ou d'obtenir de tels dossiers sans autorisation explicite. Le personnel de nettoyage et les agents d'entretien sont invités à signer des engagements similaires.

  • L'ACC a mis en place une politique de bureau propre selon laquelle les employés sont tenus de mettre tous les fichiers et dossiers contenant des informations personnelles sur les consommateurs dans des bureaux ou des classeurs verrouillés à la fin de chaque journée. Lorsqu'un bureau est laissé sans surveillance, les employés savent également qu'il ne faut pas laisser ces documents à la vue de tous.

  • Les documents contenant des informations personnelles sont stockés dans des bacs de déchiquetage verrouillés et déchiquetés chaque semaine dans les locaux du bâtiment par un tiers fiable.

 

Les mesures de sécurité physique comprennent, mais sans s'y limiter, les éléments suivants :

​

  • Les locaux de CCA sont surveillés par alarme.

  • Tous les bureaux, la salle des serveurs, les bureaux des employés et les classeurs sont fermés à clé après les heures d'ouverture. Des contrôles rigoureux sont en place pour s'assurer que les clés ne sont pas largement distribuées.

  • Les bandes de sauvegarde quotidiennes sont stockées dans un emplacement hors site sécurisé.

 

Les mesures de sécurité technologiques comprennent les éléments suivants :

​

  • CCA a fait un investissement substantiel dans des serveurs fiables, des bases de données, des technologies de sauvegarde et de sécurité, ainsi que des pare-feu standard pour protéger vos informations.

  • Le serveur sécurisé de CCA est protégé par un mot de passe et les employés reçoivent des directives pour la sélection de mots de passe sécurisés.

  • Afin d'éviter tout accès non autorisé, les employés sont priés de se déconnecter du système lorsqu'il n'est pas utilisé. Si un employé ne s'est pas déconnecté, un délai d'inactivité du système de dix minutes entraîne la déconnexion automatique de l'employé.

  • Seuls les gestionnaires peuvent obtenir un accès à distance sécurisé de port à port au système. Les enregistrements contenant des informations personnelles ne peuvent pas être téléchargés ou imprimés à distance.

QUELLE EST L'EXACTITUDE DE VOS INFORMATIONS PERSONNELLES ?

Si les informations personnelles que nous détenons à votre sujet doivent nous aider à résoudre un compte, nous devons garder ces informations aussi précises que possible. Cependant, nous nous appuyons sur les informations que nous recevons de nos clients, de tiers et de vous-même. Après vérification de nos sources, si nous constatons que des informations sont obsolètes, incomplètes ou fausses, nous corrigerons immédiatement ces informations dans nos dossiers. Nous essayons de vérifier les informations personnelles que nous possédons avant de les utiliser ou de les divulguer à des fins de recouvrement de créances.

Combien de temps conservons-nous vos informations personnelles ?

Les renseignements personnels sous forme électronique sont conservés dans notre base de données pendant une période de sept ans à compter de la date d'attribution d'un compte ou de la date de la dernière activité financière ou reconnaissance de dette. Si le dossier a été plaidé et jugement obtenu, les informations électroniques sont conservées pendant vingt ans. Les données sont rendues anonymes le 1er novembre de l'année suivant l'expiration des lois/exigences de prescription. Les informations personnelles qui ne sont plus nécessaires ou pertinentes à des fins de recouvrement de créances ou qui doivent être conservées par la loi seront effacées ou rendues anonymes. Lorsque des informations personnelles ont été utilisées pour intenter une action en justice contre un consommateur, CCA conservera les informations aussi longtemps que requis par les lois de prescription à des fins d'appel. Les documents papier contenant des renseignements personnels (par exemple, la correspondance du consommateur) sont conservés dans des classeurs verrouillés pendant un maximum de 6 ans avant d'être déchiquetés. Notez que lorsque nous supprimons des informations personnelles du système, des informations résiduelles peuvent rester temporairement dans les fichiers de sauvegarde.

LES FOURNISSEURS D'INFORMATIONS TIERS RESPECTENT-ILS VOTRE VIE PRIVÉE ?

Nous partageons cette politique de confidentialité avec tous nos clients et fournisseurs d'informations tiers. Lorsque nous révélons vos informations personnelles afin de vous identifier à des fournisseurs tiers, nous nous attendons à ce que ces informations soient protégées. Nous exhortons les tiers à examiner et à respecter cette politique, à ne pas divulguer davantage les informations personnelles qu'ils ont reçues de notre part, à garder ces informations en sécurité et à les détruire une fois qu'ils ont fourni à CCA les informations dont nous avons besoin. Nous imposons ces obligations par le biais de contrats avec des fournisseurs d'informations tiers dans la mesure du possible.

POUVEZ-VOUS AVOIR ACCÈS À VOS INFORMATIONS PERSONNELLES ?

Vous avez le droit d'accéder à toutes les informations personnelles que nous détenons à votre sujet, ainsi que de vous renseigner sur les utilisations et les divulgations de ces informations. Vous pouvez également contester l'exactitude et l'exhaustivité des informations et les faire modifier le cas échéant. Afin de protéger les renseignements personnels, un consommateur peut être tenu de fournir une pièce d'identité suffisante pour permettre à l'ACC de rendre compte de l'existence, de l'utilisation et de la divulgation de renseignements personnels et d'autoriser l'accès au dossier du consommateur. Notez que dans certaines situations, CCA peut ne pas être en mesure de donner accès à tous les renseignements personnels qu'elle détient sur un consommateur. Les exceptions peuvent inclure des informations contenant des références à d'autres personnes qui ne peuvent pas être séparées de manière adéquate afin de protéger la vie privée de quelqu'un d'autre ; les informations qui ne peuvent pas être divulguées pour des raisons juridiques, de sécurité ou de propriété commerciale ; ou des renseignements qui sont assujettis au secret professionnel de l'avocat ou au litige. L'ACC fournira les raisons du refus d'accès sur demande.

Qui est responsable ?

CCA assume l'entière responsabilité de la gestion et de la protection des renseignements personnels qu'elle recueille. Nous avons un responsable de la confidentialité dédié qui est responsable du respect de cette politique. Si vous estimez que CCA ne respecte pas cette politique de confidentialité ou si vous avez des inquiétudes concernant les pratiques de traitement des informations de CCA, veuillez contacter :

Responsable de la confidentialité
Agence de recouvrement commune inc.
5900 est, Avenue Finch, Bureau 200A,
Toronto (Ontario) M1B 5P8
PrivacyOfficer@commoncollections.com

L'ACC enquêtera sur toutes les plaintes concernant le respect de la politique. Si une plainte est jugée justifiée, l'ACC prendra les mesures appropriées pour régler la plainte, y compris, si nécessaire, en réprimandant les employés ou en modifiant ses politiques et procédures.

En vous fournissant cette politique de confidentialité, CCA s'engage à continuer à protéger les informations personnelles des consommateurs traitées par l'entreprise. Nous rendons toutes nos politiques et pratiques relatives à la gestion des informations personnelles facilement accessibles. Nous avons une équipe de confidentialité en place qui examine régulièrement et aide à mettre en œuvre des améliorations à nos pratiques de traitement des informations. L'équipe de protection de la vie privée relève du responsable de la protection de la vie privée qui peut apporter des modifications à cette politique de temps à autre pour refléter les pratiques actuelles.

bottom of page